تنظيم شهادة الوفاة من قبل المختار على ثلاث نسخ مع ملحق إضافي بأسماء الورثة يدون فيها سبب الوفاة من قبل الطبيب وفي الأماكن التي لا يوجد فيها أطباء يكتفي بشهادة المختار بأن الوفاة طبيعة ويرفق مع شهادة الوفاة الحديثة ذو قيمة يستحصل عليه من نقابة الأطباء بمبلغ / 25 / ليرة سورية أما شهادة الوفاة التي مضت عليها المدة القانونية لا تحتاج إلى تقرير طبي من نقابة الأطباء والوفيات الحاصلة في مناطق لا يوجد فيها طبيب لا تحتاج إلى تقرير طبي ولو كانت حديثة ، كما يرفق مع شهادة الوفاة براءة ذمة من مديرية التموين تشعر بإعادة البطاقة إلى لجنة البطاقات التموينية، وتسحب البطاقتين الشخصية والانتخابية للمتوفى من ورثته وفي حال الفقدان يؤخذ تصريح من مقدم الشهادة.

من هم الأشخاص الذين يحق لهم تقديم شهادة الوفاة

1-   يعود واجب الإخبار عن الوفاة على الأقرباء الذين حضروا الوفاة أو أعلموا بها ، أو على الطبيب الذي شاهدها أو على كل شخص علم بها.
2-   تقدم شهادة الوفاة إلى أمين السجل المدني في المكان الذي حدثت فيه الواقعة خلال خمسة عشر يوما إذا حدثت في مركز أمانة السجل المدني، وثلاثيين يوماً إذا حدثت خارج مركز أمانة السجل المدني ، لا يدخل يوم حدوث الواقعة في حساب المدة القانونية ، وغذا اتفق أن كان آخر المدة القانونية يوم عطلة أسبوعية ( يوم الجمعة ) أو عطلة رسمية يعتبر اليوم الذي يليه آخر المدة القانونية.
3-   إذا قدمت شهادة الوفاة خلال المدة القانونية وتأخر تسجيلها بسبب المطابقة أو غيره فإنها تسجل فيما بعد بدون غرامة وينبغي على أمين السجل المدني ذكر تاريخ الإحالة بكل وضوح بما يفيد وثبت تقديمها ضمن المدة القانونية وتسجيلها في سجل خلاصة الرسائل
4-   تسجل شهادة الوفاة إذا قدمت بعد المدة القانونية المحددة بالمادة / 22 / من قانون الأحوال المدنية وقبل انقضاء سنة على حدوثها بناء على تحقيق إداري ويدفع المتخلف عن تقديمها غرامة مالية قدرها / 10 / ليرات سورية تسدد على شكل طابع مالي يلصق على شهادة الوفاة.
5-   لا تسجل شهادة الوفاة بعد مرور سنة حدوثها إلا بناء على قرار يصدر عن لجنة تسجيل المكتومين في المحافظة.
 
مراحل تسجيل شهادة الوفاة

1-   إذا كانت الوفاة حادثة في منطقة أمين السجل المدني المدون فيه قيد المتوفى يعمد أمين السجل المدني إلى تسجيل الوفاة في سجل واقعات الوفاة في السجل المدني وتوضع إشارة الوفاة على قيد المتوفى وذلك بعد مطابقة الوثيقة على قيد المتوفى.
2-   إذا كانت الواقعة حادثة في غير المنطقة المدون فيها قيد المتوفى يعمد  أمين السجل المدني إلى مطابقة شهادة الوفاة الحديثة على البطاقة الشخصية للمتوفى أو البطاقة العائلية إن وجدتا، وفي حال عدم وجود وثائق تثبت قيد المتوفى يقوم أمين السجل المدني بإرسال شهادة الوفاة الحديثة إلى أمين السجل المدني المختص في مكان قيد المتوفى للمطابقة وبعد المطابقة تسجل شهادة الوفاة في سجل واقعات الوفاة ويرسل أمين السجل المدني بيان وفاة إلى أمين السجل المدني المختص في مكان القيد لوضع إشارة الوفاة على قيد المتوفى بعد إدخال البيان في سجل الوارد الخاص ، أما شهادة الوفاة التي مضت عليها المدة القانونية فإنها تحتاج إلى مطابقة وإرفاق قيد باسم المتوفى،ترسل البطاقة الشخصية والانتخابية للمتوفى إلى أمين السجل المدني مكان قيد المتوفى.
3-   يقوم أمين السجل المدني بإرسال نسخة عن شهادة الوفاة مع المحلق الإيضاحى إلى مديرية المالية المختصة ويدون رقم الإرسال على نسخة شهادة الوفاة المحفوظة لديه وفي حقل الملاحظات في سجل الواقعات
4-   يرسل بيان الوفاة إلى شعبة التجنيد المختصة بالنسبة للمكلفين.
 
تسجيل وفيات غير السوريين
تسجل وفيات غير السوريين الحاصلة على الأراضي السورية في سجل واقعات الوفاة ويرسل أمين السجل المدني بياني وفاة الأول إلى وزارة الداخلية والثاني على فرع الهجرة والجوازات في المحافظة .
ويمكن تزويد أصحاب العلاقة بصورة عن الواقعة عند الطلب بعد لصق الطابع القانوني بقيمة / 3 / ليرات سورية.

تسجيل الوفيات الحادثة في السجون والمحاجر والمستشفيات
يقدم شهادة الوفاة مديرو هذه المؤسسات أو من ينوب عنهم مرفقة بالشهادة الطبية إلى أمين السجل المدني المختص ، ولا حاجة في مثل هذه الحالات لطلب شهادة المختار.

تسجيل وفيات الذين يولدون أمواتاً
تسجل وفيات الأطفال الذين يولدون أمواتاً استناداً إلى شهادة تعطى من الطبيب أو القابلة ولا حاجة إلى تنظيم شهادة من المختار وتوقيع الشاهدين ، وعلى منظم الشهادة أن يذكر في حقل الاسم عبارة (مولود غير حي) وتسجل شهادة الوفاة في سجل الواقعات فقط.

تسجيل الوفيات التي تحدث بسبب الحوادث
تنظم شهادة وفاة من قبل المختار أو مدير المشفى وترفق صورة عن ضبط الشرطة يدون سبب الوفاة في الوثيقة من قبل الطبيب الشرعي، وتقدم المعاملة إلى أمين السجل المدني مكان حدوث الواقعة لتسجيل الوفاة حسب الأصول.

تسجيل وفيات السوريين الحاصلة خارج القطر
 تسجل وفيات المواطنين السوريين المقيمين خارج القطر لدى السفارة السورية ويرسل القنصل السوري عن طريق التسلسل إلى وزارة الداخلية بيان وفاة إلى أمين السجل المدني مكان قيد المتوفى لوضع إشارة الوفاة على قيد المتوفى بعد إدخال البيان في سجل الوارد الخاص، ويقوم أمين السجل المدني بإرسال إشعار إلى دائرة المالية المختصة، وعند تعذر تسجيل الوفاة لدى السفارة تسجل الوفاة لدى أمين السجل المدني مكان قيد المتوفى .
 
تسجيل الوفيات التي تحدث في الطائرات أو البواخر
ينظم قائد الطائرة شهادة وفاة تسلم إلى أقرب أمين سجل مدني أو قنصل سوري أو أول ميناء تصل إليه الطائرة إذا غرقت باخرة بحمولتها أو سقطت طائرة وفقد قسم من الركاب والملاحين أو كلهم ولم يمكن تنظيم شهادة وفاة يتخذ وزير الداخلية بعد ثلاثة أشهر نت تاريخ الفقدان قرارا بفقد الأشخاص الذين كانوا فيها مع ذكر أسمائهم، وبعد ذلك يستطيع أمين السجل المدني أو أي شخص ذي علاقة أن يحصل من لجنة تسجيل المكتومين المختصة في مكان قيد المتوفى على قرار بحصول الوفاة وترسل صورة عن هذا القرار إلى أمين السجل المدني مكان قيد المتوفى حيث يشار بمفاده على قيده.
على أمين السجل المدني إرسال جداول شهرية بأسماء المتوفين إلى مديرية الصحة دون تأخير .

تسجيل الوفيات التي تحدث أثناء الحج
يقوم رئيس البعثة الرسمية المرافق لموكب الحج بتدوينها بعد التثبت من وقوعها في سجل خاص يعد لهذه الغاية، وعند عودته إلى سورية يقدم إلى وزارة الداخلية شهادة وفاة عن كل حادثة تتضمن ما يمكن الحصول عليه من المعلومات اللازمة لتنظيمها وتبلغ هذه الشهادة إلى أمين السجل المدني المختص لوضع إشارة الوفاة على قيد المتوفى.
يمكن تسجيل وفيات الحجاج التي لم تدون وفقاً للفقرة السابقة في خلال مدة / 30/ يوماً من تاريخ وصول آخر فرج من الحجاج وذلك بناءً على شهادة ينظمها مختار محلة المتوفى ويوقع عليها شاهدان من الحجاج الذين حضروا الوفاة أو علموا بها.